De leukste speeltuin van Wieringen e.o.

Huishoudelijk reglement, als aanvulling op de statuten Kamer van koophandel, van SV Helderse Buurt, Heldersestraat 12, 1777BD Hippolytushoef (artikel 1 statuten KvK)

SV Helderse Buurt heeft ten doel het bevorderen van de harmonische ontwikkeling van jeugd en jongeren en stelt zich in het bijzonder tot taak het scheppen van mogelijkheden tot educatieve recreatie in speeltuinverband. SV Helderse Buurt tracht dit doel te bereiken door het instandhouden van een speeltuin (artikel  2 KvK). De vereniging is aangegaan voor onbepaalde tijd (artikel 3 KvK)

Leden, donateurs en geldmiddelen (artikelen 4, 5, 6, 7 en 8 KvK)

     1. Ledeninschrijvingen: Inschrijvingen nieuwe leden verlopen via het inschrijfformulier. Dit formulier moet ieder jaar aangepast worden. In de toezichthoudermap moet een        stapeltje van deze formulieren zitten. Ook is dit formulier op de website te vinden. Het formulier moet hier dan ook ieder jaar worden aangepast voor 1 april.

  • Frequentie: Doorlopend
  • Deadline: Inschrijfformulier voor 1 april aanpassen
  • Initiatiefnemer: penningmeester
  • Hulp van: bestuursleden
  • Communicatiestromen: nieuwe formulieren in verenigingshuis en openbare instellingen ophangen. Tevens op website plaatsen
  • Info voor ontvangers: nvt

    2. Ledenoverzicht: 
    Een overzicht van alle leden moet in de toezichthouders map zitten. Deze moet bij nieuwe inschrijvingen, c.q. uitschrijvingen, worden ververst. Het bijhouden van de e-maillijst voor verspreiding van de nieuwsbrieven behoort automatisch bij het ledenbeheer en zal voor de activiteitencommissie toegankelijk moeten zijn.
  • Frequentie: digitaal doorlopend, lijst in map 1 x per jaar (voor het seizoen)
  • Deadline: lijst in map verenigingshuis voor 1 april
  • Initiatiefnemer: penningmeester
  • Hulp van: algemene leden
  • Communicatiestromen: map in verenigingshuis

    3. Facturen: Deze moeten voor 1 april (speelseizoen) de deur uit, zoveel mogelijk via email. Dan kan er in mei/juni een eerste herinnering worden verstuurd. Voor het rondbrengen van de facturen in Hippolytushoef wordt hulp van de overige bestuursleden en eventueel leden van de activiteitencommissie verwacht. Buiten Hippolytushoef worden de facturen per post verzonden.
  • Deadline: 1 april
  • Initiatiefnemer: penningmeester
  • Hulp van: leden bestuur en activiteitencommissie
  • Communicatiestromen: leden vereniging en donateurs
  • Info voor ontvangers: facturatie en donatie
    - Gescheiden gezinnen: Lidmaatschap betreft kinderen uit een gezin, wanneer één van de ouders lid is van de speeltuin hoeft de andere ouder niet ook lid te zijn. Er wordt voor het kind contributie betaald.
    - Logeetjes: Betalen gewoon los EUR 1,50

    Bestuur (artikelen 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 en 19 KvK)
    4. Bestuursvergadering: 
    De voorzitter maakt een (vaste) agenda en stuurt deze samen met de notulen van de vorige vergadering naar de bestuursleden. De Penningmeester verzorgt  het financieel overzicht. Secretaris maakt notulen op.
  • Frequentie: 1 x per 8 weken (2de maandag oneven maanden)
  • Deadline: nvt
  • Initiatiefnemer: voorzitter
  • Hulp van: penningmeester en secretaris
  • Communicatiestromen: bestuursleden
  • Info voor ontvangers: agenda en notulen vorige vergadering

Financiële gedeelte (toelichting)

Personeelskosten
De enige kosten die hierop geboekt worden zijn de kosten van de BBQ voor alle vrijwilligers.

Huisvesting + vaste lasten
4520 is gas water en elektra
4530 zijn vaste lasten als pacht (120 euro), opstalrecht (74), uitwaterende sluisen en sita.
4540 onderhoud gebouw
4560 is de verzekering van het gebouw + inhoud (bij interpolis)
4590 overig huisvesting
4850 kleine aanschaf inventaris (dingen zonder afschrijving)
4920 verzekering bij Fortis ASR (speeltoestellen)en NUSO (aansprakelijkheid als er iets met spullen van een ander gebeurt door een van ons/onze vrijwilligers,     ongevallenverzekering voor ons/vrijwilligers, tijdelijke arbeidsongeschikheidsverzekering voor ons/vrijwilligers, zaakschade en bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering

Lidmaatschappen
- NUSO/Davilex/Yourhosting

Verzekeringen
Zitten bij de vaste lasten.
Verder post 4910: contributie NUSO (317), BUMA STEMRA rechten (200, is in 2014 verlaagd omdat we vrijwel nooit muziek draaien) yourhosting (website) en davilex = boekhoudprogramma)

5. Jaarvergadering: De jaarvergadering vindt elk jaar rond eind maart plaats. In deze vergadering wordt in ieder geval besproken:
- financieel jaarverslag;
- het afgelopen jaar gezien vanuit het bestuur en activiteiten;
- veranderingen bestuur incl. officiële wisseling bestuursleden. 
Voorzitter zit voor, penningmeester verzorgt financieel jaaroverzicht en secretaris maakt notulen op. Middels nieuwsbrief bekendmaken aan alle leden.

  • Frequentie: 1 x per jaar, medio maart
  • Deadline: eind maart (voor opening seizoen)
  • Initiatiefnemer: voorzitter bestuur
  • Hulp van:  penningmeester en secretaris bestuur en voorzitter en penningmeester activiteitencommissie
  • Communicatiestromen: leden, activiteitencommissie en bestuur
  • Info voor ontvangers: agenda en notulen vorige vergadering

    6. Kascontrole (bestuur en activiteiten): Elk jaar vindt er voor de jaarvergadering een kascontrole plaats. Kascontrole van de activiteiten vindt plaats door 2 mensen van het bestuur. Kascontrole van het bestuur vindt plaats door 2 leden van de activiteitencommissie. De penningmeesters maken een afspraak met de controleurs wanneer de controle plaats vindt. Voor de kascontrole van de activiteiten worden afspraken gemaakt tijdens de gezamenlijke vergadering. Voor de kascontrole van het bestuur worden tijdens de jaarvergadering 2 mensen gekozen voor het aankomende jaar.
  • Frequentie: 1 x per jaar
  • Deadline: Maart
  • Initiatiefnemer: penningmeesters en controleurs
  • Hulp van: leden bestuur en activiteitencommissie (controleurs)
  • Communicatiestromen: via notulen gezamenlijke vergadering december

    7. Jantje Beton: Ieder jaar, begin maart, is de Jantje Beton collecte. Vrijwilligers regelen. Ans Koomen (0227-592063, Slingerweg 72) is de coördinator.  Zij neemt contact met de voorzitter c.q. initiatiefnemer binnen of buiten de vereniging de vereniging op en brengt de collectebussen. Als initiatiefnemer benader je de collectanten en regel je de uitgifte en inname van de collectebussen. Deze moeten na de collecte samen met het geld weer bij haar ingeleverd worden. Ans zorgt voor de verdere verdeling van het geld tussen Jantje Beton en de speeltuin. In de map van de voorzitter zijn de lijsten met straten en de gegevens van de lopers. Deze moeten ieder jaar even gevraagd worden of ze nog willen lopen.
  • Frequentie: 1 x per jaar
  • Deadline: 1 maart
  • Initiatiefnemer: iemand binnen of buiten vereniging
  • Hulp van: leden bestuur en activiteitencommissie
  • Communicatiestromen: collectanten, zie map
  • Info voor ontvangers: mail met bijlage of bellen

    8. Jaarlijkse vrijwilligersmiddag: In de zomer wordt samen met de activiteitencommissie een BBQ gehouden. Deze BBQ staat in het teken de vrijwillige inzet te belonen. Dus ook klussers en toezichthouders (buiten de vaste bestuursleden en commissieleden activiteiten om) worden hiervoor uitgenodigd. Alle kosten voor deze vrijwilligersmiddag worden betaald door het bestuur.
  • Frequentie: 1 x per jaar
  • Deadline: nvt    
  • Initiatiefnemer: nader te bepalen
  • Hulp van: leden bestuur en activiteitencommissie
  • Communicatiestromen: leden bestuur en activiteitencommissie en overige vrijwilligers (lijst) middels uitnodiging via email
  • Info voor ontvangers: bijlage in email voor opgave

    9. Website: De website is bedoeld om onze leden, donateurs en sponsoren op de hoogte te houden van het reilen en zeilen binnen de vereniging. Ook is het een medium om de sponsoren te kunnen presenteren. Verder zal de website regelmatig moeten worden bijgewerkt met foto’s e.d.
  • Frequentie: doorlopend
  • Deadline: nvt    
  • Initiatiefnemer: nader te bepalen
  • Hulp van: nader te bepalen
  • Communicatiestromen: leden, donateurs en sponsors
  • Info voor ontvangers: via e-mail

    10. Kamer van Koophandel: In- en uitschrijven of aanpassen van bestuursleden en hun taak/rol. Dit moet binnen 4 weken na wijziging gebeuren.
  • Frequentie: 1 x per jaar (na jaarvergadering)
  • Deadline: nvt    
  • Initiatiefnemer: secretaris
  • Hulp van: algemene leden
  • Communicatiestromen: nvt
  • Info voor ontvangers: nvt

    11. Verhuur: De vereniging biedt de speeltuin aan om te huren voor een dagdeel voor bijvoorbeeld peuterspeelzalen, scholen, en leden een feestje te kunnen vieren. Verhuurbedrag is € 35,- per dagdeel (= 4 uur) incl. koffie thee en limonade. De huurder heeft de verantwoording over de sleutel en dus automatisch over de speeltuin met spelende kinderen. Daarnaast wordt van de huurder verwacht dat na bezoek het clubhuis opgeruimd wordt en de wc’s worden schoongemaakt (schoonmaakinstructie meegeven).
  • Frequentie: 1 x per jaar versturen van info
  • Deadline: versturen van info voor 1 april
  • Initiatiefnemer: secretaris bestuur
  • Hulp van: nader te bepalen
  • Communicatiestromen: leden vereniging en vaste huurders (scholen en peuterspeelzaal). Eventueel media indien er samenwerking gaat plaatsvinden.
  • Info voor ontvangers: nader te bepalen. 

    12. Opening nieuw seizoen: mail naar de leden met openingstijden en stukje in de krant.
  • Frequentie: 1 x per jaar
  • Deadline: 1 april
  • Initiatiefnemer:  voorzitter
  • Hulp van: leden bestuur en activiteitencommissie
  • Communicatiestromen: leden, donateurs en sponsoren plus verschillende media
  • Info voor ontvangers: nader te bepalen

    13. Toezichthouderlijst: Dit is een agenda van het jaar / seizoen waarin je als toezichthouder je naam inzet. Als toezichthouder heb je de verantwoording over de sleutel en dus automatisch over de speeltuin met spelende kinderen. Daarnaast wordt van jouw verwacht dat je na bezoek (maar voordat je gaat sluiten) het clubhuis opruimt en de wc’s (indien gebruikt) schoonmaakt.
  • Deadline: 1 april
  • Initiatiefnemer: nader te bepalen

    14. Kinderen jonger dan 6 jaar: Kinderen onder de 6 jaar mogen niet zonder begeleiding van een volwassene in de speeltuin. Dit geldt als er geen toezicht vanuit de vereniging aanwezig is.

  • Maairooster: Dit is een rooster waarop leden zijn ingepland om een paar keer in het seizoen het gras in de speeltuin te maaien. Het maaien dient buiten openingstijden te gebeuren en er vindt geen uitbetaling plaats van gemaakte maaiuren. Overigens is het van belang de maaimachine voor opening seizoen een onderhoudsbeurt te geven bij Slijkerman in de Haukes.
  • Frequentie opmaken rooster: 1 x per jaar
  • Deadline: 1 april
  • Initiatiefnemer: nader te bepalen
  • Hulp van: leden bestuur en activiteitencommissie
  • Communicatiestromen:  toezichthouders (leden bestuur en activiteitencommissie)
  • Info voor ontvangers: als bijlage in email naar de toezichthouders

    15. Klusweekend en –avond (groot en regulier onderhoud): Het klusweekend is er voor bedoeld om groot onderhoud te kunnen uitvoeren. Er zal gezorgd moeten worden voor voldoende vrijwilligers en voor eten(lunch), drinken, koffie, gebak en andere versnaperingen. Ook zal er gezorgd moten worden voor voldoende ladders, trapjes e.d.. De bloembakken alvast ophangen. De speeltuin is tijdens het klusweekend/dag gesloten voor bezoekers. De kinderen van de vrijwilligers die komen helpen mogen wel spelen in de speeltuin. Het zand in de zandbak dient 1x per drie jaar ververst te worden met niet al te fijn zand ivm verstuiving. Verder is het noodzakelijk het valdempende materiaal (rode houtsnippers) elke drie jaar aan te vullen. Houtsnippers zijn een natuurlijk product dus verteerd langzaam. Aan te bevelen is dit materiaal regelmatig te harken om een gelijke verdeling te verkrijgen.De klusavond is er voor bedoeld op een vaste (woensdag-)avond regulier kluswerk en onderhoud aan te pakken, zoals snoeien, onkruid wieden en reparatie aan toestellen en onderkomen/opslag. Belangrijk!: Bijhouden van het logboek om aan te kunnen tonen dat de veiligheid van de toestellen niet in het geding komt. Tevens worden de bloembakken bijgehouden. Met voornoemde werkzaamheden zijn onderhoudskosten gemoeid.
  • Frequentie: klusdag/-weekend is minimaal 1 x per jaar. De klusavond is in principe elke woensdagavond die Initiatiefnemer kan.
  • Deadline: 1 april (liefst voor opening seizoen)
  • Initiatiefnemer: nader te bepalen
  • Hulp van: leden bestuur en activiteitencommissie
  • Communicatiestromen: leden vereniging
  • Info voor ontvangers: bijlage in email

    16.Vervangingsplan: Het vervangingsplan is er om toestellen in de loop van de tijd te kunnen vervangen. Dit vervangen hangt af van de levensduur en is voor elk toestel weer anders. Tevens dient dit vervangingsplan er voor om sponsors concreet te laten zien waar ze een bijdrage aan kunnen leveren. Toestellen hebben een afschrijvingtermijn en deze zijn per toestel in dit vervangingsplan opgenomen. 

    17. Sita: Ieder jaar vanaf 1 april t/m november is de Sita nodig om de, per  1 april 2015 1 kliko, te komen ledigen. De kliko wordt 1 x per 2 weken (woensdagavond) aan de weg gezet om donderdags geledigd te worden. Buurvrouw Conijn zet de kliko’s donderdag na lediging weer terug in de speeltuin. Gegevens Sita 0229-285510, Deb.nr. 205250.
  • Frequentie: 2 x per jaar bellen (voor april en voor 1 november)
  • Deadline: 1 april en 1 november
  • Initiatiefnemer: nader te bepalen
  • Hulp van: klus-team woensdagavond

18. Inspectie: Het terrein waar de speeltuin zich op bevindt wordt gepacht van de gemeente. 
Ieder jaar worden de speeltoestellen door een extern bedrijf gecontroleerd. De inspectie wordt vanuit de gemeente verzorgd. De gemeente stuurt het inspectierapport door naar de speeltuinvereniging. Verder dient de speeltuinvereniging zelf het liefst maandelijks een eigen inspectie uit te voeren. Deze zelfinspectie is noodzakelijk om de verantwoordelijkheid mbt te kunnen borgen. In het verenigingshuis ligt een logboek/map voor de inspecties.

  • Handige sites mbt inspectie en veiligheid:
    - www.allesoverspelen.nl
    - www.vwa.nl

  • Frequentie: 1 x per jaar (externe) inspectie (juni of juli). 1 x per maand zelfinspectie (controle op werking van alle toestellen, slijtage, stabiliteit en defecten)
  • Deadline: nvt
  • Initiatiefnemer: vrijwillige klussers op woensdagavond
  • Hulp van: leden bestuur en activiteitencommissie
  • Communicatiestromen: leden
  • Info voor ontvangers: nader te bepalen 

    19. Ongevallen: Ongevallen moeten door de sleutelhouder (= verantwoordelijke) worden geregistreerd en bewaard in het logboek welke in verenigingshuis aanwezig is. De formulieren (registratie ongeval) moet bij het speeltoestel zitten waar het ongeval heeft plaatsgevonden. Zo kan er ontdekt worden of er een patroon in de ongevallen zit en welk toestel problemen geeft. In het clubhuis hangt ook een instructie mbt veiligheid

    20. Was: Algemeen lid doet de was (handdoeken, vaatdoekjes, e.d.) regelmatig tijdens het seizoen. Er wordt geen wasvergoeding uitgekeerd.

    21. Boodschappen: Algemeen lid doet de boodschappen (Koffie, thee, limonade, bekertjes, lepeltjes etc.). De grote voorraad wordt op een afgesloten plek opgeslagen. Om de boodschappen te kunnen betalen maakt het algemeen lid gebruik van een betaalpas van de vereniging. 

    22. Onkostendeclaratie: Als een bestuurslid onkosten maakt, buiten de reguliere boodschappen om, wordt de bon (=noodzakelijk!) van deze gemaakte onkosten ingeleverd (tijdens de bestuursvergadering) bij de penningmeester. Bij twijfel wordt het bestuur ingelicht / om advies gevraagd. De penningmeester zal de onkosten vervolgens uitkeren. Om bedragen boven de € 500,- te mogen uitkeren door de penningmeester is toestemming van de voorzitter nodig. 

    23. Koffiepot: De koffiepot is bedoeld om een vrijwillige bijdrage te doen voor het nuttigen van koffie, thee maar ook limonade. Dit geld wordt met enige regelmaat door een bestuurslid uit de pot gehaald en aan de penningmeester gegeven tijdens een vergadering. Er dient een klein bedrag in de pot te blijven zitten als wisselgeld.

    24. Winterklaar maken en sluiting: Omdat in de winterperiode weinig gebruik van de speeltuin wordt gemaakt is er de zogenaamde wintersluiting. Dit houdt in dat na sinterklaasviering, speelgoed uit de zandbak gehaald wordt, schommelzitjes + kettingen (ook de vogelnestschommel) eraf gehaald worden. Deze spullen, inclusief de tuinmeubelen, worden in de toiletten opgeslagen. Daarnaast moeten de waterleidingen afgesloten worden en het water worden afgetapt. De afsluitkranen (2 stuks) zijn in de voorraad kast aanwezig. De wc’s moeten worden doorgespoeld zodat het water uit de stortbakken is, vervolgens zout in de pot strooien om bevriezing te voorkomen. LET OP! de kraan bij de schuurdeur ontdoen van water middels doorgeblazen. Verder dienen de koel- en vrieskast te worden uitgedaan en schoongemaakt, laat de deuren op een kier staan om schimmelvorming te voorkomen. Ook dient het bordje met sluiting te worden opgehangen.
  • Frequentie: 1 x per jaar
  • Deadline: na de sinterklaasviering/schoentje zetten, tenzij het eerder gaat vriezen. Let dus op de weersvoorspellingen!
  • Initiatiefnemer: nader te bepalen
  • Hulp van: leden bestuur en activiteitencommissie
  • Communicatiestromen: leden, media, website
  • Info voor ontvangers: bijlage in email 

    25. Sleutelbeheer: Voor het toegangshek, clubhuis (waaronder toegangsdeur, wc’s en schuur), activiteitenhuisje en infobord zijn sleutels nodig. Bij uitgifte van een sleutel datum verwerken (in document sleutelbeheer) van uitgifte, geldt ook voor inname, als er geen deel meer wordt genomen aan bestuur-/act.com, als vrijwilliger of sleutelhouder.

* Dit document is voor het laatst bijgewerkt op 27-09-2016